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Bahncard

Erstattung der Anschaffungskosten einer BahnCard

Die Kosten einer BahnCard sind zu erstatten, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt.

Für die Erstattung ist folgende Aufstellung der durchgeführten Reisen während des Gültigkeitszeitraumes der BC erforderlich:

  1. Reiseziele und Reisedaten
  2. Normalpreise Bahn 2. Klasse
  3. Fahrpreise jeweils bei Einsatz einer BC 25 bzw. BC 50
  4. Kaufpreis BC

Das Bundesreisekostengesetz lässt zu, dass die Kostenerstattung für eine BC Business VOR DEREN KAUF auf Basis einer Prognose über die während der Gültigkeitsdauer der BC fest geplanten Reisen und einer Hochrechnung zugesagt werden kann. Dazu ist es unbedingt erforderlich, dass

  • zunächst das Einverständnis Ihres  Budget-/Mittelverwalters vorliegt, es erfolgt keine Erstattung aus zentralen Universitätsmitteln!
  • die BC noch nicht angeschafft wurde,
  • eine Prognose über die geplanten Reisen und die voraussichtlichen Kosten erstellt und
  • die Reisekostenstelle im Vorwege beteiligt wird.

Anhand der Prognose würde die Reisekostenstelle die Erstattungsfähigkeit prüfen und ggf. eine Entscheidung für eine BC 50 oder 25 vorgeben, deren Anschaffung dann anzuordnen wäre. In diesem Fall ist bereits vor Anschaffung die Kostenerstattung sichergestellt und die Kosten der BC können bereits mit der ersten mit dieser BC durchgeführten Dienstreise erstattet werden.

Die Kosten einer privat beschafften BahnCard können auf Antrag im Rahmen des Amortisationsmodells erstattet werden, sobald sich ihre Anschaffung durch dienstliche Fahrten amortisiert hat. Die Amortisation ist dann erreicht, wenn die Höhe der Einsparungen der Höhe des Kaufpreises der BahnCard entspricht; eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen.

Da grundsätzlich nur die Fahrten der niedrigsten Beförderungsklasse erstattungsfähig sind, ist eine Erstattung der Anschaffungskosten einer BahnCard First in der Regel nicht möglich.

Die Anschaffungskosten einer BahnCard 100 können nur erstattet werden, wenn sich der Preis allein durch dienstliche Fahrten rentiert hat, d.h. die Summe aller dienstlichen Einzelfahrkarten unter Berücksichtigung des Großkundenrabattes höher wäre als die Anschaffungskosten für die Bahncard 100.