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Fahrt- und Flugkostenerstattung

Für Fahrten im Rahmen von Dienstreisen sind vorrangig regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bahn, Bus, U-Bahn etc.) zu nutzen. Es werden die Kosten für die niedrigste Beförderungsklasse erstattet.

  • Bahn: Da nur die notwendigen Reisekosten erstattet werden, nehmen Sie bitte alle möglichen Sparpreise der Deutschen Bahn in Anspruch. Die Christian-Albrechts-Universität ist als Großkunde bei der Bahn registriert (Kunden Nr.: 2000609); der entsprechende Großkundenrabatt ist unbedingt zu nutzen. Wenn Sie Ihre Dienstreisen häufig mit der Bahn durchführen, ist die Anschaffung einer Bahncard  geboten. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Bahncard Business. Grundsätzlich sind nur die Kosten der 2. Bahnklasse erstattungsfähig. Fahrtkosten für die Nutzung der nächsthöheren Klasse können nur geltend gemacht werden, wenn dienstliche oder persönliche Gründe dies im Einzelfall erfordern. Dazu ist unbedingt vor Reisebeginn die Genehmigung des Referats Reisekosten einzuholen.
  • Flugzeug: Flugkosten der niedrigsten Flugklasse im Inland werden erstattet, wenn der Flug aus dienstlichen (z.B. terminbedingt) oder aus wirtschaftlichen Gründen (z.B. bei Flugzeugbenutzung geringere Reisekosten entstehen als bei Bahnfahrten, ein Arbeitsgewinn von insgesamt einem ganzen Arbeitstag entsteht oder durch die Einsparung von Übernachtungskosten ein Gewinn entsteht) geboten ist. Im Einzelfall können auch zwingende Familienpflichten (z.B. Betreuung von Kindern) als Grund für die Nutzung eines Flugzeuges anerkannt werden, wenn sich dadurch die Dauer der Reise erheblich reduziert. Bei Langstreckenflügen außerhalb Europas können die Kosten für das Benutzen der Business- oder einer vergleichbaren Klasse erstattet werden.Vergünstigungen aus Bonusprogrammen (Bonusmeilen), die auf dienstlicher Inanspruchnahme des Beförderungsmittels beruhen, sind ausschließlich für dienstliche Zwecke zur Verfügung zu stellen und zu verwenden; sie dürfen in keinem Fall privat genutzt werden.
  • Schiff: Bei Auslandsdienstreisen mit dem Schiff werden neben dem Fahrpreis die Kosten für das Benutzen einer 2-Bett-Kabine im Zwischen- oder Oberdeck erstattet.
  • Mietwagen: Die Anmietung eines Mietwagens zur Durchführung von Dienstreisen darf nur erfolgen, wenn triftige Gründe dies erfordern. Ein triftiger Grund liegt vor, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können, weil z.B. sehr schweres, sehr empfindliches oder sehr sperriges Dienstgepäck mitzuführen ist.
  • Taxi: Die Kosten für die Nutzung eines Taxis sind in der Regel nicht erstattungsfähig, es sei denn, es liegen triftige Gründe vor. Triftige Gründe für eine Taxinutzung können sein, wenn
    • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen (z.B. Veranstaltung kann wegen einer Zugverspätung mit dem öffentlichen Personennahverkehr nicht mehr zeitgerecht erreicht werden),
    • zwingende persönliche Gründe vorliegen (z.B. Gesundheitszustand),
    • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren,
    • Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr das Benutzen dieses Beförderungsmittels für Zu- und Abgang, sowie Fahren am Geschäftsort notwendig machen.

    Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe für die Fahrt mit einem Taxi.