CAU Portal reisen & abrechnen

Vor Antritt der Dienstreise

Informieren Sie sich bitte vor Antritt einer Auslandsreise über die Sicherheits- und Impfhinweise des Auswärtigen Amtes.

 Vor Tätigkeiten in Tropen, Subtropen und bei sonstigen Auslandsaufenthalten mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen besteht gem. Teil 4 des Anhangs der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) die Pflicht zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Vereinbaren Sie vor solchen Reisen frühzeitig einen Termin beim betriebsärztlichen Dienst der CAU http://www.betriebsarzt.uni-kiel.de/ unter -3267.

Was sind Dienstreisen

§ 2 Bundesreisekostengesetzt (BRKG)

1) Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen, mit Ausnahme von Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort, schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sein, es sei denn, dass eine Anordnung oder Genehmigung nach dem Amt der Dienstreisenden oder dem Wesen des Dienstgeschäftes nicht in Betracht kommt. Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Dienstreisen sind auch Reisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung.

2) Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung, es sei denn, die Dienstreise beginnt oder endet an der Dienststelle.
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Der Begriff des Dienstganges ist ersatzlos gestrichen worden. Jetzt handelt es sich auch bei Reisen am Dienst- oder Wohnort um sogenannte Dienstreisen, für die jedoch nach wie vor keine schriftliche Genehmigung erforderlich ist. 

 

 

Wer ist Dienstreisender und wer kann Reisekosten geltend machen?

Dienstreisende sind Angehörige der CAU, in der Regel Professorinnen und Professoren sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Auftrag der Christian-Albrechts-Universität (CAU) Dienstgeschäfte außerhalb der Dienststätte (CAU Campusgelände) erledigen.

Personen, die nicht der CAU angehören, wie z.B. Gastdozenten, können als sogenannte "Externe" unter bestimmten Voraussetzungen auch Reisekosten abrechnen. Da sie keinen Reiseantrag stellen, unterliegen sie nicht dem Versicherungsschutz.

Reisekosten abrechnen können:

  • Dienstreisende wie oben beschrieben,
  • Gäste der CAU,
  • Reisende im Rahmen von Berufungsgesprächen und Vorstellungen unter Beachtung der besonderen Bestimmungen,
  • Studenten, die im Auftrag der CAU im Rahmen Ihrer Tätigkeiten reisen.

 

In Zweifelsfällen halten Sie bitte Rücksprache mit der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in.

 

 

Finanzierung von Dienstreisen

Mittelherkunft

Dienstreisen werden grundsätzlich entweder aus dem Grundhaushalt der CAU (Landesmitteln) oder aus Drittmitteln, wenn Sie im Rahmen eines drittmittelfinanzierten Projektes reisen, finanziert. Daneben können die Kosten für Dienstreisen auch von anderer Seite gezahlt werden. Schon bei der Beantragung einer Dienstreise muss angegeben werden, aus welchen Mitteln die Reisekosten bestritten werden sollen. Dazu werden i.d.R. die folgenden Angaben benötigt:

  • Landesmittel, Drittmittel oder anderer Geldgeber,
  • Finanzstellennummer; dahinter verbirgt sich Ihr Institut, Ihre Abteilung oder Ihre Einrichtung,
  • Titel,
  • ggf. Projektname,
  • ggf. Buchungsabschnitt.

Auskunft zu den oben genannten Punkten erhalten sie in dem für Sie zuständigen Sekretariat oder für die Zentrale Verwaltung direkt im Referat Reisekosten.

Umfang der Erstattung

Grundsätzlich erfolgt die Abrechnung der Dienstreisen auf der Grundlage des Bundesreisekostengesetzes. Abweichend davon können jedoch spezielle Regelungen eines Geldgebers (z.B. DAAD-Sätze) Gültigkeit haben.

Bei der Beantragung der Reise muss angegeben werden, ob die Finanzierung in Höhe der gesetzlichen Bestimmungen (BRKG) gezahlt werden soll. In diesem Falle werden dem Reisenden Fahrtkosten und Übernachtungsgeld, Tagegeld und Nebenkosten wie unter Punkt Anspruch auf Reisekostenvergütung, Tagegeld etc. beschrieben, erstattet.

Daneben können Reisekosten auch als Zuschuss bis zu einer bestimmten Höhe erstattet werden oder bestimmte Anteile (z.B. das Tagegeld) können von der Erstattung ausgeschlossen werden bzw. es erfolgt nur die Finanzierung einzelner Bestandteile, wie z.B. nur die Fahrtkosten oder nur die Übernachtungskosten. Auch in diesen Fällen wird zunächst eine Berechnung nach dem Bundesreisekostengesetz durchgeführt, die Erstattungssumme dann jedoch entsprechend gekürzt.

Dienstreiseantrag stellen

Vor Antritt der Dienstreise ist unbedingt ein Dienstreiseantrag zu stellen. Bis 2015 erfolgt für die gesamte Universität die Umstellung auf das Online Verfahren "WinTrip Advanced". Ab dann sind die herkömmlichen Formulare nur noch in Ausnahmefällen (z.B. Systemausfall) zu verwenden. Einrichtungen, die bisher noch keinen Zugang zu WinTrip haben, stellen die Anträge noch in Papierform Formulare;

Bitte informieren Sie sich vor der Entscheidung für ein Verkehrsmittel oder eine Unterkunft über die Höhe der erstattungsfähigen Kosten!

Abschlag beantragen

Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG (BRKGVwV)
zu § 3 (Bundesreisekostengesetz) BRKG

Dienstreisende können einen Abschlag in Höhe von 80 Prozent auf die zu erwartende Reisekostenvergütung verlangen, sofern diese voraussichtlich 200 Euro übersteigt. Sind Dienstreisende im Besitz einer im Rahmen einer dienstlichen Vereinbarung erworbenen persönlichen Kreditkarte, soll grundsätzlich auf Abschläge verzichtet werden, soweit die voraussichtlichen Auslagen durch den Kreditrahmen gedeckt sind.