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Wichtige Hinweise zu Auslandsdienstreisen

Nach geltendem EU-Recht benötigen Beschäftigte sowie Beamt*innen für dienstliche Aufenthalte (Auslandsentsendungen, Auslandsdienstreisen) in EU-Mitgliedsstaaten und in EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) eine A1-Bescheinigung. Zum 1. Juli 2019 wurde für gesetzlich Versicherte das bisherige Verfahren umgestellt, so dass die A1-Bescheinigung nunmehr ausnahmslos elektronisch über das DLZP bei der zuständigen Krankenkasse beantragt werden muss.

Nachfolgend finden Sie grundlegende Informationen zur A1-Bescheinigung im Zusammenhang mit Dienstreisen und zum Beantragungsverfahren ebenso wie Informationen zu Dienstreisen in andere Länder.

Für Fragen zur A1-Bescheinigung stehen Ihnen ihre zuständigen Personalsachbearbeiter*innen gerne zur Verfügung.

Weitere Infomationen zu Auslandsdienstreisen:

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung dient Arbeitgebern und Mitarbeitenden als Nachweis, welche Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit für die*den Mitarbeitenden zur Anwendung kommen.

Bei Ausübung einer Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat der EU/EFTA erfolgt die Bestimmung der Sozialversicherungszugehörigkeit auf Basis der Verordnung (VO) –EG- 883/2004. Danach unterliegen Mitarbeitende grundsätzlich den Sozialversicherungsvorschriften des Mitgliedstaates, in welchem sie ihre Beschäftigung tatsächlich ausüben (sog. Territorialitätsprinzip gem. Art. 11 Abs. 3 a) VO -EG- 883/2004). Dies gilt unabhängig davon, wo die Mitarbeitenden wohnen oder der Arbeitgeber seinen Sitz hat.

Die Verordnung sieht Ausnahmen unter anderem für Mitarbeitende vor, die gelegentlich bzw. zeitlich befristet eine Auswärtstätigkeit im Ausland ausführen (Entsendung). Dies gilt, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Tätigkeit 24 Monate nicht überschreitet. Liegt ein Ausnahmefall nach der Verordnung vor, hat der Arbeitgeber beim zuständigen Träger eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Liegt eine A1-Bescheinigung vor, unterliegen Mitarbeitende weiter dem Sozialversicherungsrecht des Heimatlandes. Gleichzeitig sind Mitarbeitende dann von der Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts befreit. Nach dem relevanten europarechtlichen Verständnis ist unter einer Entsendung auch jede Auslandsdienstreise zu verstehen. Eine zeitliche Bagatellgrenze ist in den einschlägigen Verordnungen (derzeit) nicht vorgesehen. Folglich ist für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit das Einholen und Mitführen einer A1-Bescheinigung notwendig. Dies gilt immer dann, wenn die Tätigkeit im Ausland auf Veranlassung des Arbeitgebers erfolgt, d.h. auch bei der Teilnahme an Konferenzen, Fortbildungen, Besprechungen etc.

Wer muss eine A1-Bescheinigung mitführen und diese über den Geschäftsbereich Personal anfordern?

Die A1-Bescheinigung ist von allen gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitenden der CAU über das Referat ‚Allgemeine personal- und tarifrechtliche Angelegenheiten‘ (R12) der CAU zu beantragen, die im Rahmen ihres Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland reisen. Das Referat R12 wird den Antrag sodann an das DLZP weiterleiten.

Privat- oder nicht Krankenversicherte (z.B. verbeamtete Mitarbeitende) beantragen die A1-Bescheinigung über das Referat ‚Beamten- und Berufungsangelegenheiten‘ (R11), welches den Antrag an den Rentenversicherungsträger weiterleiten wird.

Wann und für welche Länder müssen Mitarbeitende der CAU über eine A1-Bescheinigung verfügen?

Grundsätzlich ist bei jeder Auslandstätigkeit (Dienstreise/Entsendung) in einen EU-/EFTA-Staat (Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz) eine sogenannte A1-Bescheinigung mitzuführen. Jeder beruflich bedingte Grenzübertritt macht die A1-Bescheinigung nötig.

Mitarbeitende der CAU, die sich auf Veranlassung des Arbeitgebers für eine vorübergehende Tätigkeit im (EU-)Ausland oder einem EFTA-Staat aufhalten (bspw. im Rahmen von Dienstreisen, Konferenzteilnahmen, Fortbildungen, Besprechungen etc.) benötigen rechtzeitig vor Reisebeginn eine A1-Bescheinigung (vgl.  Erlass des Finanzministeriums vom 11.06.2019, pdf).

Um eine Bearbeitung und rechtzeitige Weiterleitung an das DLZP zu ermöglichen, ist eine Beantragung spätestens drei Wochen vor Reisebeginn über den Geschäftsbe-reich Personal der CAU notwendig.

Ist es möglich eine pauschale A1-Bescheinigung zu beantragen?

Eine Bescheinigung kann nicht für einen pauschalen Zeitraum (von – bis) beantragt werden. Reist ein*e Mitarbeitende*r zum Beispiel in einem bestimmten Zeitfenster mehrmals in einen EU/EFTA-Staat ist es notwendig, jeweils eine separate A1-Bescheinigung zu beantragen.

 

Was passiert, wenn die A1-Bescheinigung im Ausland nicht vorgezeigt/vorgelegt werden kann?

In Europa werden verstärkt Kontrollen durchgeführt, besonders in Österreich, Frankreich und der Schweiz. Sofern die A1-Bescheinigung fehlt, kann dies für die Reisenden als auch für den Arbeitgeber unangenehme Konsequenzen haben (z.B. Zahlung eine Bußgeldes, Zutrittsverweigerung, Probleme bei der Wiederausreise, Einzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nach dem Recht des Aufenthaltsstaates, Nichtgewährung von Leistungen aus einer Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall etc.). Die damit verbundenen Nachteile und Risiken stehen somit in keinem Verhältnis zu dem Aufwand, den das Ausfüllen des Antrages einer A1-Bescheinigung bedeutet.
Sollte die A1-Bescheinigung dem Dienstreisenden bei Reisebeginn noch nicht vorliegen, sollte auf jeden Fall eine Kopie des A1-Antrages mitgeführt werden.

 

Muss die A1-Bescheinigung mitgeführt werden?

Bitte beachten Sie, dass die A1-Bescheinigung vom Dienstreisenden mitgeführt werden muss.

 

Wie bekomme ich eine A1-Bescheinigung?

Zuständig für die Beantragung der A1-Bescheinigung sind der Arbeitgeber und die Dienstreisenden selbst. Ansprechpartner für gesetzlich versicherte Beschäftigte ist dabei die jeweilige Krankenkasse, für privat versicherte/verbeamtete Personen die Deutsche Rentenversicherung (Bund).  
Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt über den Geschäftsbereich Personal, von wo aus sie an das DLZP bzw. den Rentenversicherungsträger weitergeleitet wird. Hierfür ist seitens des Reisenden mindestens drei Wochen vor Reisebeginn eines der folgenden Formulare – je nach Krankenversicherungs-Status – ausgefüllt an die*den jeweiligen Sachbearbeiter*in im Geschäftsbereich Personal der CAU zu senden:

a)    Gesetzlich Krankversicherte bei Reisen im EU-/EFTA-Raum

b)    Privat Krankenversicherte bei Reisen im EU-/EFTA-Raum

Tarifbeschäftigte übersenden das ausgefüllte Formular für Reisen in EU- bzw. EFTA-Staaten bitte per E-Mail an die zuständige Personalsachbearbeitung im Referat ‚Allgemeine personal- und tarifrechtliche Angelegenheiten‘ (R12). Beamtinnen und Beamte übersenden das Formular bitte per E-Mail an das Referat ‚Beamten- und Berufungsangelegenheiten‘ (R11).    

Hinweise zum Ausfüllen der Antragsformulare finden Sie hier

Sobald die beantragende Stelle die Bescheinigung erhalten hat, wird diese der*dem Dienstreisenden per Post oder E-Mail übermittelt.    
Dienstreisebeantragung und Genehmigung erfolgen gesondert und wie bisher über das Online-Verfahren 'WinTrip‘ des Referats Reisekosten (R14)  rechtzeitig vor Reisebeginn.

 

Was ist bei Entsendungen/Dienstreisen in andere Länder zu berücksichtigen?

Bei Dienstreisen in andere Länder wird die Beantragung der entsprechenden Bescheinigung über den Geschäftsbereich Personal vorgenommen. Bitte kontaktieren Sie mindestens drei Wochen vor Reisebeginn die für Sie zuständige Sachbearbeitung.  
Mit vielen Ländern bestehen Sozialversicherungsabkommen, nach denen entsendete Mitarbeitende nicht der ausländischen, sondern weiter nur der inländischen Sozialversicherung unterliegen. Nicht alle Abkommen umfassen aber zwangsläufig alle Zweige der Sozialversicherung.
Eine Auflistung der Länder, mit denen Kooperationsverträge bestehen, finden Sie auf dem Webauftritt der DVKA (dort Karteireiter „Kooperationen“ wählen).

Bei Entsendungen in einen Staat mit dem kein Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde, beurteilt sich die Frage, inwieweit Sozialversicherungspflicht für den entsendeten Mitarbeiter besteht, nach den nationalen Regelungen. Es kommt dann auf § 4 SGB IV an. Auch wenn nach dieser Vorschrift die Voraussetzungen für eine Weitergeltung des deutschen Rechts vorliegen, ist es möglich, dass zusätzlich auch gesetzliche Vorschriften des Beschäftigungslandes in Bezug auf die soziale Sicherheit zu beachten sind.

Sofern Sie in ein Land reisen, mit dem eine Kooperation besteht, bitten wir Sie, Ihrer Sachbearbeitung im Geschäftsbereich Personal der CAU mindestens drei Wochen vor Reiseantritt das für Ihr Reiseland vorgesehene Formular ausgefüllt zu übermitteln.
Formulare finden Sie ebenfalls auf dem Webauftritt der DVKA . Im grau unterlegten Feld finden Sie unter der Überschrift „Ich suche Fragebögen zu...“ ein Suchfeld. Wenn Sie auf den Pfeil rechts im Feld klicken, erscheint die Länderliste.
Die Übersendung eines (vor)ausgefüllten Antrages bzw. entsprechender Unterlagen an die Sachbearbeitung im Geschäftsbereich Personal der CAU kann per E-Mail erfolgen. Hinweise zum Ausfüllen der Antragsformulare finden Sie hier.
Sobald die beantragende Stelle die Bescheinigung erhalten hat, wird diese der*dem Dienstrei-senden per Post oder E-Mail übermittelt.    

Dienstreisebeantragung und Genehmigung erfolgen auch hier gesondert und wie bisher über das Online-Verfahren 'WinTrip‘ des Referats Reisekosten (R14)  rechtzeitig vor Reisebeginn.

 

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass es sich bei der vorliegenden Materie um Sozialversicherungsrecht handelt. Dieses zählt nicht zum Kernaufgabenbereich des Geschäftsbereichs Personal, so dass dieser hier an Beratungsgrenzen stößt. Bitte beachten Sie zudem, dass es sich bei dem Antragsverfahren nicht um ein Verfahren der CAU handelt. Zuständig für dieses Verfahren ist die Deutsche Rentenversicherung bzw. der Deutsche Verband der Krankenversicherer Ausland. Eine Beratung zum Versicherungsschutz ist nicht leistbar, diese obliegt dem Versicherungsträger. Spezielle Fragen können daher nicht ohne weitere Rückfragen bei den zuständigen Stellen beantwortet werden. Der Geschäftsbereich Personal steht aber gerne für Rückfragen zur Verfügung, soweit diese das Verfahren zur Beantragung und/oder die Auswahl der betreffenden Formulare betreffen. Im Übrigen raten wir Ihnen, sich bei weitergehenden Fragen an Ihren jeweiligen (Kranken-/Renten-)Versicherungsträger zu wenden.